Anmelden
Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten (einmalig, Pflicht):
1. QR-Code mit der Authenticator-App scannen (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator):
Alternativ den Schlüssel manuell eintragen:
2. Den angezeigten 6-stelligen Code hier bestätigen:
Passwort vergessen? PAYeasy-Team-Anmeldung
Systemintegrationen nutzen weiterhin API-Keys (Header X-Api-Key) — dieses Login ist für Backoffice-Benutzer.
Wir schicken dir einen Link zum Zurücksetzen. Er gilt 60 Minuten und lässt sich einmal verwenden.
Vergib jetzt ein neues Passwort. Danach meldest du dich damit an — der Code aus deiner Authenticator-App bleibt wie gehabt nötig.
Nur für das Team von PAYeasy. Mandanten melden sich oben mit ihrem Kürzel an.
Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten (einmalig, Pflicht):
1. QR-Code mit der Authenticator-App scannen:
Alternativ den Schlüssel manuell eintragen:
2. Den angezeigten 6-stelligen Code hier bestätigen:
PAYeasy Plattform — angemeldet als
Dieses Konto gehört zu keinem Mandanten. Es verwaltet die Plattform — Kundendaten siehst du nur über einen Support-Zugriff, befristet und für den Mandanten sichtbar.
1 · Support-Zugriff starten
Du arbeitest anschließend als „PAYeasy Support“ im Ziel-Mandanten. Dein Plattform-Login bleibt daneben bestehen.
2 · Reseller-Freigabe
Nur ein freigegebener Mandant darf eigene Untermandanten anlegen. Die Freigabe ist vertraglich — kein Selfservice.
3 · Verbund (Importeur sieht Händler-Kennzahlen)
Anlegen allein zeigt dem Importeur noch nichts — der Händler muss in seinen Einstellungen zustimmen.
Das Entfernen läuft über die ID der Beziehung — sie steht in der Bestätigung beim Anlegen und im Protokoll beider Mandanten.
Mein Konto
Passwort ändern
Nach der Passwortänderung bleiben nur du in dieser Sitzung angemeldet — alle anderen Sitzungen deines Kontos werden beendet.
Erste Schritte — Mandant einrichten
Diese Karte verschwindet, sobald alle Pflicht-Punkte erledigt sind.
Dashboard
Zahlungseingänge — letzte 8 Wochen
Älteste überfällige Forderungen
| Rechnung | Debitor | Offen | Überfällig seit | Status |
|---|
Klick auf eine Zeile öffnet die Forderung.
Rechnung hochladen
Kontrollansicht des Belegs — die ausgelesenen Felder darunter gegenprüfen, korrigieren und dann freigeben.
Mail-Eingang
Rechnungen, die als PDF an das Postfach geschickt wurden. Daraus entsteht keine Forderung von allein — jeder Eintrag wird hier geprüft und übernommen.
| Empfangen | Absender & Betreff | Beleg | Rechnung | Betrag | Fällig | Aktion |
|---|
Prüfen & übernehmen
Forderungen
| Rechnung | Debitor | Betrag | Offen | Fällig | Status | Creditreform | Aktion |
|---|
Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht.
Rechnung
Am Terminal kassieren
Storno ist nur bis zum Kassenschnitt des Terminals möglich.
Forderung
Zahlungsverlauf / Ratenplan
| # | Datum | Betrag | Zahlart | Status | Weg |
|---|
Forderung abschließen
Danach wird die Forderung weder gemahnt noch kann sie über den Zahllink verändert werden. „An Inkasso übergeben" steht nur zur Verfügung, wenn die Creditreform-Anbindung nicht aktiv ist — mit aktiver Anbindung laufen Inkasso-Fälle über die Warteschlange in der Forderungsliste (Chip „Inkasso").
Zahlung erstatten
Bei irrtümlicher Vollzahlung: voller Zahlbetrag geht zurück an den Kunden, die Forderung öffnet wieder — danach eine neue Zahlungseinladung mit Teilzahlungsoption senden.
Zahlung enthält Banküberweisung(en) aufs Hausbankkonto — eine Erstattung über C-Pay ist nicht möglich, nur manuell per Überweisung.
Gutschriften & Erstattungen
| Nummer/Typ | Betrag | Datum | Status | Erstattung |
|---|
Ratenplan
Grün = bezahlt · Gelb = offen · Rot = überfällig. 1. Rate sofort eingezogen, Folgeraten jeweils 4 Wochen später — der Einzug erfolgt automatisch über das gewählte Zahlungsmittel.
Versand-Log
| Datum | Kanal | Empfänger | Betreff | Status |
|---|
👁 „geöffnet" ist ein Indiz, kein Beweis: Virenscanner und Vorschau-Proxies mancher Mail-Provider laden Bilder schon Sekunden nach dem Versand vor (Öffnung ohne Leser) — umgekehrt bleibt bei Bildblockung eine echte Öffnung unerkannt.
Zahlungslinks
| Erstellt | Gültig bis | Aufrufe | Status |
|---|
Benutzerverwaltung
| Name | Rolle | Zuständig für | 2FA | Status |
|---|
Benutzer bearbeiten:
Neuen Benutzer anlegen
Reichweite: Filial-Auswahl (spezifischer) vor Firmen-Auswahl. Ein Firma-Admin sieht automatisch alle Filialen seiner Firmen, ein Filial-Verantwortlicher nur seine Filialen — Forderungen, Dashboard und Kennzahlen werden serverseitig entsprechend gefiltert.
Untermandanten
Als freigeschalteter Partner legst du hier eigene Mandanten an. Jeder Untermandant bekommt einen eigenen, vollständig getrennten Zugang mit einem Administrator.
| Name | Kürzel | Status | Angelegt am |
|---|
Zugangsdaten — werden nur jetzt angezeigt
Jetzt sichern und sicher an den Kunden übergeben. Das Passwort ist nirgends gespeichert und lässt sich nicht erneut anzeigen. Bei der ersten Anmeldung richtet der Administrator seine Zwei-Faktor-Anmeldung ein.
Untermandant anlegen
Das Anlegen dauert einen Moment — im Hintergrund entsteht eine eigene Datenbank für den neuen Mandanten. Das Kürzel ist der Anmeldename des Mandanten und lässt sich später nicht ändern: Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrich, 2–31 Zeichen, Buchstabe am Anfang.
Verbundene Händler
Auswertung der Händler-Mandanten, die deiner Gruppe zugestimmt haben. Du siehst ausschließlich Summen und Anzahlen — keine Einzelvorgänge, keine Kundendaten. Die Zahlen werden mehrmals täglich neu berechnet; der Stichtag zeigt den Stand.
| Händler | Stichtag | Forderungen gesamt | Offen | Überfällig | Bezahlt (30 Tage) |
|---|
Mandanten-Einstellungen
Mehrere Adressen durch Komma trennen.
SMS-Versand (zusätzlich zur E-Mail)
Alle Mails an Kunden gehen White-Label von diesem Absender aus — nie von PAYeasy oder dem Zahlungsdienst. Die Absenderadresse muss beim Mail-Anbieter verifiziert sein (leer = globaler Standard). Die Fibu-Adresse erhält automatisch einen Hinweis bei jeder Teilzahlung, beim Abschluss einer Ratenzahlung und bei Rücklastschriften (leer = keine Benachrichtigung). SMS gehen nur an Debitoren mit Telefonnummer, immer zusätzlich zur E-Mail; die Texte pflegst du im Reiter E-Mail-Vorlagen (SMS-Vorlagen). Mahnungen bleiben bewusst bei E-Mail (Postweg ist in Planung).
Platzhalter (klicken zum Einfügen):
Vorlagen vererben: Ohne eigene Standort-Vorlage gilt die globale Mandanten-Vorlage, ohne diese der eingebaute Standard. Über „Gilt für“ pflegst du gezielt Abweichungen einzelner Standorte — z. B. den Footer (Impressum), wenn ein Standort eine eigene Gesellschaft mit eigenem Impressum/USt-ID ist. Zeilen, deren Platzhalter leer sind, werden automatisch entfernt. Standorte mit eigenen Vorlagen sind mit ● markiert.
| Stufe | Bezeichnung | Tage nach Fälligkeit | Gebühr (€) | Aktiv | Inkasso / gerichtlich |
|---|
Der Mahnlauf prüft mehrmals täglich: Stufe 1 versendet eine Zahlungserinnerung (Status „überfällig“), ab Stufe 2 Mahnungen (Status „Mahnlauf“) — als White-Label-Mail vom Absender, mit Zahlungslink. Eine Gebühr wird beim Erreichen der Stufe auf den offenen Betrag aufgeschlagen, in der Mail ausgewiesen und der Zahllink über den neuen Gesamtbetrag erneuert. Die als Inkasso / gerichtlich markierte Stufe (nur die letzte möglich) versendet die eigene Vorlage „Inkasso / gerichtliches Mahnwesen“ und stellt die Forderung auf den Status „Inkasso“ — danach wird nicht weiter gemahnt. Die Texte pflegst du im Reiter „E-Mail-Vorlagen“. Ratenpläne: Teilbezahlte Forderungen werden gemahnt, sobald eine Rate überfällig ist (1. Rate sofort, Folgeraten alle 4 Wochen); jeder Zahlungseingang setzt die Mahnstufe zurück, die Kette beginnt je Rate neu.
Ohne hinterlegte Zugangsdaten läuft die Übergabe im Testmodus: die Fälle werden nur protokolliert und als übergeben markiert, nicht wirklich an Creditreform gesendet. Sobald Zugangsdaten vollständig gepflegt sind, wird echt übergeben. Die genauen Codes für Forderungsgrund/Kostenart/PersonType erhältst du von deinem Creditreform-Ansprechpartner.
Erscheint nur in Zahlungseinladung und Zahlungsbestätigung, nie in Erinnerungen, Mahnungen, Inkasso oder SMS. Nur Text und ein Link (keine Bilder — hält den Spam-Score niedrig); die UTM-Parameter werden automatisch angehängt. Empfänger können sich über einen automatisch eingefügten Link ausschließlich von diesen Angeboten abmelden — ihre Zahlungs-E-Mails erhalten sie weiterhin. Rechtlicher Hinweis: Werbung in E-Mails ist nur im Rahmen der Bestandskunden-Ausnahme (§ 7 Abs. 3 UWG) zulässig — die Abmeldemöglichkeit wird automatisch eingefügt; die inhaltliche Verantwortung liegt beim Mandanten.
| Channel (url_name) | Bezeichnung | von € | bis € | Priorität | Firma | Status |
|---|
Die erste passende aktive Regel bestimmt den Jetztzahlen-Channel der Rechnung — Firma-Regeln schlagen globale Regeln (eigene Channels je Rechtseinheit), danach entscheidet die Priorität. Ohne Treffer gilt der Standard-Channel. Denk daran, im Jetztzahlen-Dashboard je Channel die Postback-URL zu hinterlegen.
| Filiale | Name | IP | Port | Status |
|---|
Terminal anlegen
Das Terminal muss bei Payone für ZVT über TCP/IP freigeschaltet sein. Details in der Bedienungsanleitung. Terminals werden nie gelöscht, nur deaktiviert — bereits kassierte Vorgänge bleiben zuordenbar.
Firmen (Rechtseinheiten)
| Name | Filialen | Zahlungs-Account | Status |
|---|
MyPAYeasy-Zugang
Plattform-Zugang
Vier-Augen-Prinzip: Deine Eingabe wird als Antrag gespeichert — nichts ändert sich sofort. Erst wenn eine zweite berechtigte Person freigibt und danach die Karenzzeit abgelaufen ist, wird der Zugang umgestellt. So kann niemand allein das Auszahlungskonto verlegen.
Einrichter-Weg: Als Entwickler bzw. im Support-Zugriff speicherst du den Zugang sofort und ohne Karenzzeit — kein Antrag, keine zweite Person. Der Vorgang steht im Audit-Log als „direkt gesetzt". Mandanten-Benutzer gehen weiterhin über den Vier-Augen-Antrag.
Zahlungen dieser Firma laufen dann über diesen Account und dessen Konto — ohne eigenen Zugang über den Plattform-Zugang. Schlüssel werden nie angezeigt: ein leeres Feld lässt den hinterlegten Wert unverändert. Verbindung testen prüft die Daten, ohne zu speichern, und füllt die Channel-Liste.
Anträge dieser Firma
| Beantragt | Beantragte Änderung | Status | Wirksam ab |
|---|
Zahlungsarten
Was der Kunde auf der Zahlungsseite wählen kann. Die Gesellschaft gibt vor, jede Filiale darf abweichen — „erben“ heißt: es gilt die Zeile der Gesellschaft.
Mindestens eine Zahlungsart muss überall aktiv bleiben — sonst wäre die Zahlungsseite leer. Ohne eigene Einstellung sind alle Zahlungsarten aktiv.
Firma anlegen
Diese Stammdaten gehören zur juristischen Person: Anschrift, USt-IdNr. und Handelsregister-Nr. für die Rechnungsstellung, die Gläubiger-ID für den SEPA-Lastschrifteinzug. Alles außer dem Namen ist optional und jederzeit nachpflegbar.
Eine Firma ist eine eigenständige Rechtseinheit im Konstrukt des Mandanten — mit optional eigenen E-Mail-Vorlagen/Impressum (je Filiale), eigenen Zahlungs-Channels, eigenem MyPAYeasy-Zugang und eigenem Firma-Admin. Jede Filiale gehört zu genau einer Firma.
Filialen
| Name | Firma | Status |
|---|
Filialen steuern die Zugriffsrechte: Filial-Verantwortliche sehen nur ihre Filialen, Firma-Admins alle Filialen ihrer Firma — Forderungen, Dashboard und Kennzahlen werden serverseitig gefiltert.
| Kundennr. von | bis | Bemerkung | Firma |
|---|
Rechnungen an diese Debitoren werden bei der automatischen Übernahme aus dem DMS und beim Mail-Eingang nie in PAYeasy angelegt — z. B. Hersteller (Garantie/Kulanz), Versicherungen oder interne Verrechnungskonten. Einzelne Kundennummer ODER numerischer Nummernkreis von–bis. Eine Regel für eine Firma gilt nur dort (getrennte ERP-Systeme führen eigene Kundennummern), „Alle Firmen“ gilt mandantenweit.
Dubletten-Prüfung Rechnungsnummern
Legt fest, in welchem Rahmen eine Rechnungsnummer nur einmal vorkommen darf. Bei Mandant verwirft auch der Mail-Eingang bereits angelegte Rechnungsnummern automatisch als Dublette; bei Firma/Filiale prüft erst die Übernahme (die Mail kennt die Filiale noch nicht).
Archivierte Forderungen verschwinden aus Liste und Zählern — über den Chip Archiv in der Forderungsübersicht bleiben sie voll einsehbar, es geht nichts verloren. Archiviert wird nur Bezahltes, Abgeschlossenes und Storniertes; offene, gemahnte und Inkasso-Fälle nie.
Endgültige Löschung (Anonymisierung)
Nach Ablauf werden Debitor-, Fahrzeug- und Kommunikationsdaten archivierter Forderungen unwiderruflich entfernt (DSGVO). Beträge, Status und Termine bleiben — Dashboard und Statistiken stimmen weiterhin. Das führende Rechnungsarchiv ist Ihr DMS/Ihre Fibu; PAYeasy ist kein GoBD-Archiv. Die Frist zählt ab Abschluss der Forderung.
Support-Zugriffe von PAYeasy
Muss PAYeasy zur Unterstützung in deinen Mandanten schauen, steht das hier — mit Grund, Person und Frist. Jeder Zugriff endet automatisch.
| Grund | Ausgelöst von | Gestartet | Befristet bis | Status |
|---|
Support-Zugriff starten (PAYeasy-Plattformteam)
Deine aktuelle Anmeldung endet dabei. Du arbeitest anschließend als „PAYeasy Support“ im Ziel-Mandanten — befristet, protokolliert und für den Mandanten sichtbar.
Verbund-Anfragen
Ein Importeur möchte eine Auswertung über deine Zahlen sehen. Ohne deine Zustimmung passiert nichts.
| Importeur | Angefragt am | Status |
|---|
Stimmst du zu, sieht der Importeur ausschließlich Summen und Anzahlen — keine Einzelvorgänge, keine Kundendaten, keine Rechnungsnummern. Die Beziehung selbst legt PAYeasy nach eurem Vertrag an.
| Zeit | Typ | Ereignis | Details | Status |
|---|
Neueste zuerst, maximal 200 Einträge je Abruf — Zeitraum eingrenzen, um gezielt zu suchen. E-Mail/SMS: jeder Versand mit Empfänger, Ergebnis und Öffnungs-Vermerk. Bank-Import: wann welcher Kontoauszug eingelesen wurde (inkl. Zeitraum der Umsätze). Audit: jede Systemaktion (Anlage, Statuswechsel, Verbuchung …).
Einreichungswege für Forderungen
| Kanal | Anbindung | Details | Status |
|---|
Deaktivierte Kanäle werden serverseitig abgelehnt (Upload: 403 im Backoffice; API: 403 für API-Key-Integrationen). FTP-Upload ist Roadmap — die Konfiguration wird hier bereits vorgehalten.
IMAP-Postfach für den Mail-Empfang
PAYeasy meldet sich an diesem Postfach an und holt ungelesene Mails mit PDF-Anhang ab. Erst speichern, dann Verbindung testen.
Whitelist: ein Eintrag je Zeile — entweder eine exakte Adresse (rechnung@lieferant.de) oder eine ganze Domain mit führendem @ (@lieferant.de). Leer = alle Absender erlaubt.
Nur PDF-Anhänge bis 10 MB, höchstens 10 je Mail. Abgeholte Mails werden als gelesen markiert und erscheinen unter Mail-Eingang — eine Forderung entsteht erst durch die manuelle Übernahme. Das Passwort ist write-only: es wird nie wieder angezeigt.
White-Label-Branding
Logo und Farbe erscheinen im Backoffice-Header des Mandanten (White-Label-Kundendesign). Änderungen wirken nach dem nächsten Laden der Seite. Der Brevo-Key ist write-only: einmal gesetzt, wird er nie wieder angezeigt — Mails und SMS dieses Mandanten laufen dann über sein eigenes Brevo-Konto (Reputations- und Quoten-Trennung); die Absenderdomain muss dort verifiziert sein.
Bankabgleich
erkennt Überweisungen „am System vorbei" und Rücklastschriften; eindeutige Zahlungen werden automatisch verbucht.
Zuletzt importiert
| Importiert | Datei | IBAN | Zeitraum | Einträge |
|---|
Alle zugeordneten Zahlungseingänge des Zeitraums als Datei für die Buchhaltung: Datum, Betrag, Rechnungs- und Kundennummer, Debitor, Firma und Filiale. Öffnet sich direkt in Excel. Vorbelegt ist der Vormonat.
| Datum | Betrag | Name | Verwendungszweck | Zuordnung |
|---|
Werkzeuge
Erkennungs-Muster für Auszahlungen
Der Zahlungsdienstleister überweist die eingezogenen Kundengelder gesammelt aufs Hausbankkonto. Das ist keine neue Kundenzahlung, sondern die Weiterleitung längst verbuchter Zahlungen — deshalb steht sie nicht in der Prüfung. Erkannt wird sie über diese Muster.
| Muster | Gesucht in | Angelegt |
|---|
3 bis 200 Zeichen. Groß- und Kleinschreibung ist egal, ein Teiltreffer genügt. Neue Muster wirken auf künftige Importe — für den Bestand einmal Rückwirkend anwenden klicken. Gelöschte Muster ändern nichts an bereits eingestuften Umsätzen; die holst du bei Bedarf über den Chip „Auszahlungen PSP" einzeln zurück.
Kontrollrechnung Auszahlungen
Hilfe & Dokumentation
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